Lección 1 de 5 · 40 minutos
Correos, informes y presentaciones en la mitad del tiempo
Al terminar esta lección
podrás usar un asistente de IA gratuito para escribir correos profesionales, resumir reuniones, armar tablas y preparar el guion de una presentación en la mitad del tiempo, revisando siempre antes de enviar.
Son las 4:40 de la tarde. Camila está haciendo sus prácticas en una pyme de Bucaramanga y su jefe le acaba de decir: "Antes de irte me mandas el correo al cliente explicando el retraso, el resumen de la reunión de hoy y unas tres diapositivas para el comité de mañana". Camila abre el correo, escribe "Cordial saludo", lo borra, lo vuelve a escribir. Cuarenta minutos después sigue en el primer párrafo. No es que no sepa: es que arrancar desde una hoja en blanco es lo más caro del trabajo de oficina.
Esta lección es sobre eso. No vamos a hablar de "el futuro del trabajo" ni de robots: vamos a sentarnos contigo a resolver las tres tareas de Camila hoy mismo, con herramientas gratis que abres desde el celular o desde el computador de la sala de sistemas. Vas a aprender a pedirle bien a la IA (que es la mitad del truco), a convertir notas desordenadas en un resumen con tareas y responsables, a armar tablas que sirvan, y —lo más importante— a revisar antes de darle enviar, porque la IA se equivoca con mucha seguridad y el que responde por ese correo eres tú, no ella.
Qué es un asistente de IA y por qué sirve tanto en oficina
Cuando decimos IA generativa nos referimos a programas que producen texto nuevo a partir de lo que tú les escribes. Los más conocidos son los chatbots de IA: ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot. Todos funcionan igual por dentro: leyeron cantidades enormes de texto y aprendieron a predecir qué palabra sigue. Eso suena simple, pero alcanza para redactar, resumir, traducir, ordenar y reescribir.
A lo que tú le escribes se le llama prompt (se pronuncia "promt"): la instrucción o pedido. Y a la conversación completa se le llama chat o hilo. Dentro de un mismo chat la IA recuerda lo que ya le dijiste; si abres uno nuevo, empieza de ceros.
La clave para entender por qué sirve tanto en oficina: la IA es malísima inventando datos y buenísima dándole forma a los datos que tú le das. No sabe cuánto le debe tu cliente, ni qué se dijo en la reunión, ni cuál es la política de la empresa. Pero si tú le pasas esa información, la convierte en un correo impecable en veinte segundos.
Eso cambia tu manera de trabajar. Antes hacías: pensar + escribir + revisar. Ahora haces: dar el insumo + dirigir + revisar. El tiempo que ahorras está en el "escribir", que es lo mecánico. El criterio —qué decir, a quién, con qué tono, qué es verdad— sigue siendo 100% tuyo.
Todas estas herramientas tienen plan gratis usable desde Colombia, con límite de mensajes por día. Con una cuenta de correo te registras. Funcionan en el navegador del celular, así que no necesitas computador propio.
Una advertencia desde ya: lo que escribas en un chat gratuito puede ser usado por la empresa para mejorar sus modelos. Nunca pegues cédulas, números de cuenta, contraseñas, historias clínicas ni contratos confidenciales. Más adelante vemos cómo darle contexto sin exponer datos.
Prueba la diferencia. Prompt 1: "Escribe un correo de disculpa a un cliente". Prompt 2: "Escribe un correo a Ferretería El Tornillo avisando que el pedido #4412 se retrasa 3 días por falla del proveedor, ofreciendo el envío sin costo. Tono formal pero cercano, máximo 120 palabras, firmado por Camila Rojas, Servicio al Cliente". El segundo ya está listo para enviar; el primero toca reescribirlo entero.
La receta de un buen prompt: ROTAF
Casi todos los prompts malos fallan por lo mismo: son demasiado cortos. Usa esta lista de cinco ingredientes. La llamamos ROTAF para que se te pegue:
- R — Rol: quién quieres que sea la IA. "Actúa como asistente administrativo de una pyme colombiana".
- O — Objetivo: qué quieres exactamente. "Escribe un correo pidiendo prórroga de 5 días para entregar el informe".
- T — Tono y público: para quién y cómo. "Para el jefe directo, tono respetuoso, sin sonar excusándose".
- A — Aportes (contexto y datos): los hechos reales. Fechas, nombres, cifras, lo que pasó.
- F — Formato: largo y forma. "Máximo 150 palabras, con asunto, sin viñetas".
No tienes que escribirlo bonito ni con buena ortografía. Puedes pegar tus notas tal cual, desordenadas, y decirle "con esta información". La IA ordena.
Dos trucos que multiplican el resultado:
Pide opciones, no una sola versión. "Dame 3 versiones del asunto" o "escríbelo en dos tonos: uno más formal y uno más directo". Escoger es más rápido que corregir.
Itera, no reescribas. Si la respuesta no sirve, no borres todo ni abras otro chat. Responde en el mismo hilo con la corrección: "Muy largo, redúcelo a la mitad", "quita 'no dude en contactarme'", "en Colombia no decimos 'estimado señor', usa 'Cordial saludo'", "más directo, el cliente ya está molesto". Tres o cuatro idas y venidas y queda.
Un último ingrediente opcional pero potente: dale un ejemplo. Pega un correo tuyo anterior y di "escribe este nuevo correo imitando este estilo". Es la forma más rápida de que suene a ti y no a robot.
Plantilla para copiar y llenar: ``` Actúa como [rol]. Necesito [objetivo]. Destinatario: [quién] — tono: [cómo]. Datos reales (no inventes nada que no esté aquí): - [dato 1] - [dato 2] - [dato 3] Formato: [largo, con/sin asunto, viñetas o párrafos]. Si te falta información para escribirlo, pregúntame antes de escribir. ``` Esa última línea es oro: evita que la IA rellene huecos inventando.
Resúmenes de reunión que sirven: de notas sueltas a tareas con responsable
El resumen de reunión es donde más tiempo ganas, porque el insumo ya existe: tus notas. El problema es que nadie las vuelve a leer, y a la semana nadie recuerda quién quedó de hacer qué.
Paso 1: captura. Tienes tres caminos gratuitos:
- Escribir notas sueltas en el celular durante la reunión (frases sin pulir, así está bien).
- Usar el dictado por voz del teclado del celular: apenas termine la reunión, hablas dos minutos contando qué pasó y el teclado lo transcribe.
- Si la reunión fue por Google Meet, activar los subtítulos y, en las cuentas que lo permiten, la transcripción; también puedes grabar con la grabadora de voz del celular y luego dictarle a la IA lo esencial.
Paso 2: pídele estructura, no "un resumen". Un resumen suelto no sirve para nada. Lo que sirve es esta estructura de cuatro bloques, que le pides explícitamente:
1. Decisiones tomadas (qué quedó definido). 2. Tareas: qué, quién, para cuándo — en tabla. 3. Temas pendientes (lo que no se resolvió). 4. Puntos de riesgo o dudas.
Paso 3: la regla antiinvento. Agrega siempre: "Si un responsable o una fecha no aparece en mis notas, escribe 'sin definir'. No asignes tareas que yo no mencioné." Sin esa línea, la IA es capaz de inventarse que Juan entrega el martes.
Paso 4: el envío. Pídele al final: "Ahora escribe el correo corto para enviar este resumen al equipo, con asunto". Y revisa nombres y fechas uno por uno contra tus notas antes de mandarlo. Un resumen con una fecha mal puesta hace más daño que no mandar nada.
``` Te paso mis notas crudas de una reunión de trabajo. Organízalas en: 1) Decisiones, 2) Tabla de tareas (Tarea | Responsable | Fecha), 3) Pendientes, 4) Riesgos. Si un responsable o fecha no está en mis notas, escribe "sin definir". No agregues nada que yo no haya escrito. NOTAS: reunión lunes, estuvo Andrés, Paola y yo. el cliente de Medellín pidió cambio en el diseño. Paola dijo que eso demora una semana más. se decidió cobrar aparte el cambio. Andrés hace la cotización, creo que para el jueves. falta saber si el cliente aprueba presupuesto. posible problema: si no responde esta semana se corre todo el mes. ```
Tablas y presentaciones: la IA hace el borrador, tú das el clic
Tablas. La IA no ejecuta tu hoja de cálculo, pero hace dos cosas muy útiles.
La primera es convertir texto en tabla. Pégale una lista desordenada de gastos, proveedores o inscritos y pídele: "organiza esto en una tabla con columnas [X, Y, Z], en formato CSV separado por comas". El CSV es un texto plano donde cada línea es una fila y las comas separan columnas; lo copias, lo pegas en Google Sheets, y con Datos → Dividir texto en columnas te queda la tabla armada.
La segunda es escribirte la fórmula. En vez de buscar en YouTube, describe lo que necesitas: "En Google Sheets tengo nombres en A y ventas en B. Dame la fórmula para sumar solo las ventas mayores a 500.000". Te da la fórmula y te explica cada parte. Pruébala con pocos datos antes de aplicarla a todo.
Presentaciones. El error clásico es pedirle "hazme una presentación" y esperar el archivo. Los chats gratuitos te dan texto, y eso es justo lo que te falta: el contenido. Pídele el guion por diapositiva, así:
Arma el contenido de una presentación de 6 diapositivas sobre [tema]
para [público] en [tiempo] minutos.
Por cada diapositiva dame: TÍTULO (máx. 7 palabras),
3 viñetas de máximo 12 palabras, y una NOTA DEL ORADOR de 2 frases
con lo que debo decir en voz alta.
Datos que debes usar (no inventes otros): [...]Luego abres Google Slides o Canva (ambos con plan gratis), y pegas título y viñetas. Media hora de trabajo se vuelve diez minutos.
Dos reglas que valen más que cualquier plantilla: una idea por diapositiva y la diapositiva no es el discurso. Si vas a leer lo que está proyectado, sobras tú. Por eso pides las notas del orador aparte: ahí va lo que dices, en la diapositiva solo el ancla visual.
Para practicar oratoria: después del guion, escribe "Hazme 5 preguntas difíciles que me podrían hacer en el comité sobre esta presentación, y dime en una frase cómo responder cada una". Llegas preparado para la parte que de verdad da nervios.
Revisar antes de enviar: la lista de 5 puntos
Esta es la sección más importante de la lección. La IA alucina: ese es el término técnico para cuando inventa un dato, una cifra, una norma o un nombre y lo dice con total seguridad, sin avisarte. No es una falla rara; es parte de cómo funciona, porque predice texto plausible, no texto verdadero.
Y hay un detalle que la gente no ve venir: en el trabajo, el remitente eres tú. Si el correo dice una fecha equivocada o le promete al cliente algo que la empresa no puede cumplir, nadie va a aceptar "es que lo escribió la IA". Por eso el paso de revisión no es opcional.
Lista de chequeo antes de darle enviar:
1. Datos duros. Toda cifra, fecha, nombre propio, número de pedido y precio: verifícalo contra tu fuente original. Es lo primero que se daña. 2. Promesas. ¿El texto compromete algo que tú no puedes garantizar? Frases como "le devolvemos el dinero de inmediato" o "queda listo mañana" se cuelan solas. Bórralas o suavízalas. 3. Tono y lugar. Los modelos tienden a un español neutro o mexicano. Revisa que suene colombiano y que el nivel de formalidad calce con la relación real: no tutees al rector, no encartes con "Estimado señor" a un compañero. 4. Datos personales. ¿Le pasaste a la IA cédulas, teléfonos, direcciones o información confidencial? Para la próxima, anonimiza: escribe "el cliente", "proveedor A", "[NOMBRE]" y reemplazas tú al final. 5. Voz propia. Léelo en voz alta. Si no suena a ti, ajústalo. El texto de IA tiene tics: "En el mundo actual", "es importante destacar", "no dude en contactarme". Quítalos.
Regla práctica para cerrar: usa la IA para tareas donde puedas verificar el resultado. Redactar, resumir tus propias notas, reordenar, cambiar el tono: perfecto, porque tú sabes si quedó bien. Preguntarle datos que no conoces ("¿cuánto es el auxilio de transporte este año?", "¿qué dice tal ley?"): ahí toca ir a la fuente oficial. La IA te da un punto de partida, no una certeza.
Práctica: Tu tarde de oficina en 25 minutos: correo, resumen y presentación
Abre un chat de IA gratuito (ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot) desde el celular o el computador y crea tu cuenta si no la tienes.
Escribe un correo real que tengas pendiente usando la plantilla ROTAF: rol, objetivo, tono y destinatario, datos reales y formato. Agrega al final: 'Si te falta información, pregúntame antes de escribir'. Pídele 3 opciones de asunto.
Itera en el mismo chat hasta que quede: pide que lo acorte, que cambie el tono o que quite frases de relleno. Mínimo dos correcciones.
Toma notas desordenadas de una reunión, una clase o una conversación de trabajo (o dicta dos minutos con el micrófono del teclado) y pide el resumen en cuatro bloques con tabla de tareas, incluyendo la regla 'si no está en mis notas, escribe sin definir'.
Pide el guion de una presentación de 6 diapositivas sobre ese mismo tema, con título, 3 viñetas y nota del orador por cada una. Pega los títulos y viñetas en Google Slides o Canva.
Pásale a la IA una lista desordenada de 8 a 10 gastos o ítems y pídela en CSV; pégala en Google Sheets y usa Datos → Dividir texto en columnas.
Aplica la lista de chequeo de 5 puntos a los tres resultados: datos duros, promesas, tono colombiano, datos personales y voz propia. Marca con color lo que tuviste que corregir.
Guarda tus dos mejores prompts en una nota del celular o en un documento llamado 'Mis prompts'. Los vas a reusar toda la semana.
Al terminar tienes: Tendrás un correo listo para enviar, un resumen de reunión con tareas y responsables, el guion de una presentación de 6 diapositivas y una tabla en Google Sheets, además de dos prompts guardados que puedes reutilizar.
Dónde se equivoca la gente
- Pedirle a la IA que escriba un correo sin darle los datos reales: 'escribe un correo al cliente sobre el retraso'.Dale los hechos concretos (quién, qué pedido, cuántos días, por qué, qué ofreces). Sin insumo, la IA rellena con generalidades o se inventa detalles que después tienes que borrar uno por uno.
- Copiar y pegar la respuesta directo al correo o al informe, sin leerla completa.Pasa siempre la lista de 5 puntos: cifras y fechas contra la fuente, promesas que no puedes cumplir, tono colombiano, datos personales y voz propia. Tú firmas el correo, no la IA.
- Pegar en el chat contratos, cédulas, números de cuenta o bases de datos de clientes.Anonimiza antes: usa 'el cliente', 'proveedor A', '[NOMBRE]', '[VALOR]' y reemplaza los datos reales tú mismo al final, en tu computador.
- Empezar un chat nuevo cada vez que la respuesta no gusta.Corrige dentro del mismo hilo ('más corto', 'menos formal', 'quita esa frase'). La IA ya tiene el contexto cargado y cada iteración mejora; arrancar de cero te devuelve al mismo resultado mediocre.
Lo que te llevas
- La IA no sabe nada de tu trabajo: es buena dándole forma a la información que tú le entregas, no inventándola.
- Un buen prompt tiene cinco partes (ROTAF): rol, objetivo, tono y público, aportes de contexto y formato.
- Corregir dentro del mismo chat es más rápido y mejor que volver a empezar; pide opciones en vez de una sola versión.
- Los resúmenes de reunión sirven cuando piden estructura: decisiones, tabla de tareas con responsable y fecha, pendientes y riesgos.
- Para presentaciones pide el guion por diapositiva con notas del orador, y tú lo pasas a Google Slides o Canva.
- Siempre revisa antes de enviar: datos duros, promesas, tono, privacidad y voz propia. La responsabilidad del texto es tuya.
Palabras nuevas
- Prompt
- La instrucción que le escribes a un asistente de IA. Entre más contexto y datos reales tenga, mejor es la respuesta.
- Alucinación
- Cuando la IA inventa un dato, cifra, ley o nombre y lo presenta como verdadero. Pasa seguido y no avisa; por eso hay que verificar.
- Iterar
- Ir corrigiendo la respuesta dentro del mismo chat con instrucciones cortas ('más corto', 'otro tono') en lugar de empezar de nuevo.
- CSV
- Texto plano donde cada línea es una fila y las comas separan columnas. Sirve para pegar datos de la IA en Google Sheets o Excel.
- Nota del orador
- El texto con lo que vas a decir en voz alta en cada diapositiva. Va aparte de la diapositiva, que solo lleva las ideas ancla.
Quiz de la lección
Seis preguntas. Nadie te califica: sirven para que sepas si entendiste. Con cuatro buenas vas bien.
Ya sabes producir en la oficina en la mitad del tiempo; en la siguiente lección usaremos la IA para que ese trabajo te consiga el puesto: hoja de vida, LinkedIn y entrevistas.