Números del negocio con IA: precios, costos y flujo de caja

Antes de abrir nada, hay que separar dos tipos de costo, porque casi todos los errores de precio en Colombia nacen de revolverlos.

• Costo variable: lo que gastas cada vez que vendes una unidad más. Los ingredientes del sánduche, el empaque, la comisión de la pasarela de pago, el domicilio. Si hoy no vendes nada, no lo gastas.
• Costo fijo: lo que pagas aunque no vendas nada este mes. El arriendo de la cocina, el plan de datos, la suscripción del dominio, el servicio de energía base, y —esto se le olvida a todo el mundo— tu propio sueldo.

Con esos dos salen los otros dos números:

• Margen de contribución = precio de venta − costo variable unitario. Es lo que "aporta" cada unidad vendida para ir tapando los costos fijos. Ojo: no es tu ganancia; es lo que queda antes de pagar lo fijo.
• Punto de equilibrio = costos fijos ÷ margen de contribución. Es cuántas unidades tienes que vender en el mes para no perder ni ganar.

Sigamos a Valentina, que hace brownies y los vende en la universidad. Sus costos variables por brownie: ingredientes $1.900, empaque $500, y $600 que le cuesta en promedio el domicilio que ella asume. Total variable: $3.000. Sus costos fijos del mes: aporte por usar la cocina de una tía $400.000, gas y energía $120.000, datos $80.000. Total fijo: $600.000.

Si vende a $6.000, su margen de contribución es $6.000 − $3.000 = $3.000 por brownie. Eso significa que cada brownie le deja tres mil pesos para ir cubriendo los seiscientos mil fijos. Con cuatro cifras y una resta, Valentina ya sabe más de su negocio que la mayoría de emprendedores que llevan un año facturando.

Abre Google Sheets (gratis con cualquier cuenta de Gmail, funciona en el navegador y en la app del celular). Si prefieres no depender de internet, LibreOffice Calc es gratis y se instala en el computador.

La regla de oro: nunca escribas un resultado a mano en una celda. Si en la celda del margen escribes "3000", el día que suba el precio de la harina tendrás que acordarte de corregirla. Si escribes =B4-B3, se corrige sola. Una hoja bien hecha es una hoja donde solo tecleas datos crudos y todo lo demás son fórmulas.

Aquí es donde la IA sirve de verdad. No le pidas "cuánto me da esto": pídele la fórmula. Los modelos de lenguaje generan texto prediciendo lo que sigue, y aunque muchos ya usan calculadora interna, no tienes forma de saber si la usaron en esa respuesta. Una fórmula, en cambio, la puedes leer, pegar y auditar; y calcula igual hoy y dentro de seis meses.

Un prompt (instrucción que le escribes a la IA) que funciona:

Tengo Google Sheets en español. En B3 está el costo variable
por unidad y en B4 el precio de venta. En B7 están los costos
fijos del mes. Escríbeme las fórmulas para: (1) margen de
contribución en B5, (2) punto de equilibrio en unidades en B8,
redondeado hacia arriba. Explícame qué hace cada una en una
frase y dime qué pasa si el margen da cero o negativo.

Dos advertencias prácticas. Google Sheets traduce los nombres de las funciones según el idioma de tu cuenta: puede ser =SUMA(B2:B10) o =SUM(B2:B10). Si una fórmula te da error, pídele a la IA la versión en el otro idioma. Y si te devuelve #¡DIV/0!, no es un bug: es la hoja avisándote que estás dividiendo por cero, casi siempre porque todavía no has llenado el margen.

La forma más común de poner precio en Colombia es mirar al vecino y restarle quinientos pesos. Es una forma de quebrarse lentamente. Hagámoslo bien, en tres capas.

Capa 1: el piso. Tu precio tiene que ser mayor que el costo variable unitario. Siempre. Si vendes por debajo de eso, cada venta te empobrece y vender más te hunde más rápido.

Capa 2: el margen que quieres. Aquí está la trampa que le cuesta plata a mucha gente: confundir markup con margen. Si tu costo es $3.000 y le sumas el 100%, vendes a $6.000: eso es un markup del 100% sobre el costo. Pero tu margen sobre el precio es $3.000 de $6.000, o sea 50%. Son el mismo peso visto desde dos lados. Cuando alguien te diga "yo trabajo con 30%", pregúntale sobre qué. Las fórmulas:

• Precio a partir del margen deseado: =B3/(1-0,4) te da el precio para un margen del 40% sobre la venta.
• Precio a partir del markup: =B3*(1+0,4).

Con costo $3.000, la primera da $5.000 y la segunda $4.200. Ochocientos pesos de diferencia por unidad, por confundir dos palabras.

Capa 3: la realidad. El precio que te da la fórmula se contrasta con tres cosas: qué cobran otros (eso lo miras tú, en la calle o en internet, no se lo preguntes a la IA porque no conoce los precios de tu barrio), cuánto está dispuesto a pagar tu cliente, y si vendes con factura. Si estás obligado a facturar con IVA, la tarifa general en Colombia es del 19% y ese valor no es tuyo: lo recaudas y lo trasladas. Métele al precio de lista lo que corresponda, pero no lo cuentes como ingreso propio en tu hoja. Para saber si tu caso concreto lleva IVA, eso se consulta con un contador o directamente con la DIAN.

"¿Me está yendo bien?" es una pregunta imposible. "¿Cuántos brownies necesito vender este mes para no perder?" tiene una respuesta exacta.

Volvamos a Valentina: costos fijos $600.000, margen de contribución $3.000 por brownie.

Punto de equilibrio = 600.000 / 3.000 = 200 brownies al mes

Doscientos brownies. Si vende 20 días al mes, son 10 diarios solo para quedar en ceros. El brownie número 201 es el primero que le deja plata de verdad: $3.000.

Ahora la parte incómoda y la más importante de toda la lección. En esos $600.000 de costos fijos Valentina no se pagó nada a sí misma. Está trabajando gratis. Digamos que quiere ganarse $1.000.000 al mes por su trabajo. Entonces su sueldo entra como costo fijo:

Punto de equilibrio = 1.600.000 / 3.000 = 534 brownies al mes

Pasó de 10 brownies diarios a 27. Ese salto es el que le dice si el negocio es viable o si es un pasatiempo que le está costando plata. No es una mala noticia: es información. Con ella Valentina puede decidir si sube el precio, si baja el costo del empaque, si deja de asumir el domicilio o si vende por lotes a una cafetería.

Una hoja de cálculo brilla justo aquí, porque te deja hacer preguntas "¿y si...?" sin volver a calcular nada. Cambia el precio de $6.000 a $6.500 en la celda B4 y mira cómo el punto de equilibrio baja de 534 a 458 unidades. Cambia el costo del empaque y míralo moverse. Eso se llama análisis de sensibilidad y es, de lejos, lo más útil que vas a hacer con tu hoja. Pídele a la IA que te explique cómo armar una tabla de escenarios con tres precios en columnas.

Utilidad y caja no son lo mismo, y confundirlas mata negocios que estaban vendiendo bien.

La utilidad es un cálculo: ventas menos costos del período. La caja es la plata que efectivamente tienes en la cuenta o en el bolsillo hoy. La diferencia son los tiempos: cuándo entra la plata y cuándo sale.

Caso real y comunísimo en Colombia. A Valentina le compran 400 brownies para un evento corporativo: $2.400.000, un negociazo. Pero la empresa paga a 30 días, previa factura. Los ingredientes ($1.200.000) los tiene que pagar de contado el lunes, porque en la plaza no fían. En el papel el mes cierra con utilidad. En la vida real, Valentina no tiene el millón doscientos el lunes y el pedido se cae. Eso es un problema de flujo de caja, no de rentabilidad.

La herramienta para verlo venir es una tabla simple, semana por semana, con cuatro filas:

• Saldo inicial (lo que tienes al empezar la semana)
• Entradas (plata que realmente llega esa semana, no lo facturado)
• Salidas (pagos reales de esa semana)
• Saldo final = =B2+B3-B4, y el saldo final de una semana es el inicial de la siguiente: en C2 pones =B5

Ocho columnas, ocho semanas. Con formato condicional pinta de rojo cualquier saldo final negativo: esa es la semana en la que te vas a quedar sin plata, y la estás viendo con casi dos meses de anticipación. Eso te da tiempo de pedir anticipo del 50%, negociar pago a 15 días o aplazar una compra.

La IA es excelente para armarte el esqueleto de esta tabla y para explicarte el formato condicional paso a paso. Los números los pones tú, de tus movimientos reales.

La IA es una asistente rapidísima y una fuente de verdad pésima. Estas son las líneas que no debes cruzar, y el porqué de cada una.

1. El resultado numérico final. Un modelo de lenguaje predice texto. Puede darte una cifra con toda la seguridad del mundo y estar mal —eso se llama alucinación—. Peor: se equivoca con el mismo tono con el que acierta. Pídele fórmulas, estructuras y explicaciones; que la cuenta la haga la hoja.

2. Datos personales de tus clientes. Nombres con cédula, teléfonos, direcciones, datos de tarjetas: eso no se pega en un chat. En Colombia el tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y tú, como responsable, respondes por lo que hagas con esa información. Si necesitas ayuda con una base de datos, anonimízala antes: "Cliente 1", "Cliente 2".

3. Tus obligaciones tributarias. Si debes facturar electrónicamente, cuál es tu régimen, qué retenciones aplican, qué declaras y cuándo: eso lo define la normativa vigente y lo resuelve un contador o la DIAN. Un modelo puede estar entrenado con reglas viejas y no te lo va a advertir. Úsalo para entender los conceptos, jamás como fuente de la regla.

4. Decisiones de deuda, inversión o cierre. Si prestar plata, si meterle los ahorros, si cerrar el negocio. El modelo no conoce tu tolerancia al riesgo, tu situación familiar ni tu ciudad. Te va a dar una respuesta razonable y genérica, que en decisiones grandes es justo lo que no sirve.

5. Precios de tu mercado real. Cuánto cobra la competencia en tu barrio en 2026 no está en el modelo. Eso se averigua caminando o mirando páginas reales.

Resumido: la IA es tu profesora de contabilidad y tu escribiente de fórmulas. No es tu contadora, ni tu abogada, ni tu socia.